¿Cuántas oportunidades y presupuestos necesitas para facturar tu objetivo?

Cómo se calcula

Todo sale de datos tuyos encadenados: facturación, ticket, tasa de cierre y paso de contacto a presupuesto. No hay ninguna media del sector escondida. Si un número no lo escribes tú, no entra en la cuenta.

1. 1. Obras necesarias

   Objetivo de facturación ÷ ticket medio (redondeado hacia arriba)

   Cuántas obras tienes que cerrar al mes para llegar a la cifra que quieres facturar.

2. 2. Presupuestos necesarios

   Obras necesarias ÷ tasa de cierre

   Si cierras una de cada tres, necesitas presupuestar tres veces las obras que quieres ganar.

3. 3. Contactos necesarios

   Presupuestos necesarios ÷ porcentaje de contactos que llegan a presupuesto

   No todo el que te escribe acaba recibiendo un presupuesto: unos no encajan, otros desaparecen. Este dato mide cuántos sí llegan.

4. 4. Coste máximo por obra cerrada

   Ticket medio × (margen bruto − margen que quieres conservar tras captar)

   La parte del margen que puedes dedicar a conseguir cada obra y aun así quedarte con el margen que te has marcado.

5. 5. Coste máximo por contacto

   Coste máximo por obra × tasa de cierre × porcentaje que llega a presupuesto

   Lo mismo, pero repartido entre todos los contactos, incluidos los que no se convierten en obra. Es el techo que puede costarte cada contacto.

6. 6. Coste por obra cerrada actual

   Inversión mensual ÷ contactos que recibes ÷ (tasa de cierre × porcentaje que llega a presupuesto)

   Lo que te cuesta hoy conseguir una obra, si tus tasas son las que has escrito. Compáralo con el coste máximo.

Qué no incluye esta calculadora

Es un modelo simplificado. No tiene en cuenta la estacionalidad, el retraso entre que entra un contacto y se cierra la obra, la capacidad real de tu equipo para presupuestar y ejecutar, el IVA ni la financiación. Tampoco sabe si tus tasas de hoy se mantendrán al subir el volumen. Úsala para ordenar la conversación con tus números, no como previsión.

Cómo interpretar el resultado

Tres errores típicos al usar estos números

Los fallos casi nunca están en la fórmula. Están en los datos que se meten y en qué se decide con ellos.

1. 1. Optimizar solo el coste por lead

   El coste por obra es el coste por contacto dividido entre la tasa de cierre y el paso a presupuesto. Si un contacto más barato llega a presupuesto la mitad de las veces, tu coste por obra se duplica aunque cada contacto cueste lo mismo que antes. Un lead barato que no se convierte en presupuesto no es barato.

2. 2. Calcular con tasas deseadas o de un buen mes

   Una tasa de cierre sale de muchos presupuestos, no de dos o tres obras ganadas en un mes bueno. Usa el histórico de los últimos meses, y si no tienes datos suficientes, dilo y trata el resultado como una hipótesis que hay que comprobar.

3. 3. Mezclar todos los tipos de obra en un solo ticket

   Un baño y una reforma integral no tienen el mismo ticket, ni la misma tasa de cierre, ni el mismo margen. Si los promedias, el resultado no describe ninguno de los dos. Calcula por separado cada tipo de obra que quieras captar.

Qué datos reunir antes de calcular

Con una hora y tus presupuestos de los últimos meses tienes casi todo:

• Obras cerradas en el periodo y su importe, separadas por tipo de obra, para sacar el ticket medio de cada una.
• Presupuestos entregados y presupuestos aceptados en el mismo periodo, para la tasa de cierre.
• Contactos recibidos y cuántos acabaron en presupuesto entregado, para el paso a presupuesto.
• Margen bruto real por obra: ingresos menos costes directos como materiales, subcontratas y mano de obra.
• Todo lo que gastas en captar clientes: publicidad, honorarios y cualquier otro coste que decidas incluir.
• Cuántos presupuestos puede preparar tu equipo al mes sin que baje la calidad.

Si te falta alguno de estos datos, anótalo como pendiente en lugar de estimarlo a ojo. Que no puedas responder cuántos contactos acaban en presupuesto ya te dice dónde mirar primero.